In der Pharmaindustrie ist die präzise Dokumentation von Abläufen von entscheidender Bedeutung für die Qualitätssicherung und die Einhaltung regulatorischer Vorschriften. Sie soll fehlerfrei sein und gleichzeitig effizient ablaufen. Bei der Überarbeitung der Dokumentationsvorlagen lag der Schwerpunkt deshalb auf ergonomischem Design mit klarer Benutzerführung und verständlicher Sprache.
Bis ein Medikament fertig verpackt im Handel landet, hat es einen weiten Weg hinter sich. Dabei müssen höchste Qualitätsstandards eingehalten werden. Diese Einhaltung wird akribisch geprüft und dokumentiert. Die allpack group ag – ein führender Dienstleister für Pharma-Verpackungen in der Schweiz – nutzt hierfür unter anderem ein papierbasiertes Dokumentensystem. Die Herausforderung für allpack bestand aus drei Faktoren:
Hauptziel des Projekts war daher, die Übersichtlichkeit der Dokumente zu erhöhen, um so die Handhabung zu erleichtern und die Effizienz beim Ausfüllen der Dokumente zu steigern.
Abb. 1: Anwendung der Dokumentation in der Praxis. Foto allpack.ch.
In einem ersten Schritt machten wir uns mit den Prozessen und bestehenden Dokumenten bei der allpack group ag vertraut. Hierzu gehörte nicht nur ein Review sämtlicher vorhandener Dokumente, sondern auch eine ausführliche Kontextanalyse in der Produktion vor Ort. Im nächsten Schritt, dem eintägigen Konzept-Sprint, flossen die Stärken und Schwächen des aktuellen Dokumentationssystems und das ganze interne Dokumentations-Know-How mit ein. Gemeinsam priorisierten wir Optimierungspotential und erarbeiteten Lösungsideen, die schrittweise immer weiter konsolidiert wurden. Das Ergebnis waren ganz konkrete Konzeptentwürfe für die neuen Dokumentationsprotokolle.
Mit dem Prototyp des neuen Protokoll-Layouts wurde in der Produktion der allpack group ag ein Praxistest durchgeführt. Der Nutzertest zeigte: Das optimierte Konzept reduziert den Aufwand für die Mitarbeitenden in der Produktion massiv!
Abb. 2: Prototyp-Varianten aus dem Konzept-Workshop.
Aus weiteren, iterativen Optimierungen in Zusammenarbeit mit der allpack group ag entstand schliesslich das finale neue Dokumentationsprotokoll. Dieses entspricht den Normen, ist intuitiv verständlicher und wird effizienter ausgefüllt.
Um die Skalierbarkeit und Nachhaltigkeit unserer Arbeit sicherzustellen, erstellten wir projektbegleitend ein Regelwerk mit Prinzipien zur Dokumenterstellung. Dieses wird von allpack-Mitarbeitern bei der Erstellung weiterer Dokumente herangezogen.
Die Zahlen belegen es: Die neue Dokumentationsvorlage ist ein voller Erfolg.
Dies alles selbstverständlich ohne Kompromisse bezüglich Qualitätsstandards einzugehen.
