Die neu für das Obergericht Zürich entwickelte Web-App «Depositenverzeichnis» ermöglicht die elektronische Verwaltung von Depositen aus Konkurs- und Erbschaftsverfahren für alle Notariate des Kantons Zürich. Depositen sind Gegenstände und Werte, die zugunsten Dritter vom Notariat verwaltet werden. Zusammen mit Deimos, dem Entwicklungspartner, erarbeiteten wir für die Applikation ein User Interface, das die Bedienbarkeit in den Mittelpunkt stellt.
Bisher wurden die von den Notariaten verwalteten Depositen in einem physischen Verzeichnis geführt. Ziel war es, für alle Notariate eine elektronische Lösung bereitzustellen, die insbesondere auch die Nachvollziehbarkeit von Bewegungen sicherstellt. Zu diesem Zweck sollte eine moderne, performante Web-App entwickelt werden, in der die Depositen erfasst und bearbeitet werden können und die Änderungen transparent nachvollzogen werden können. Für die Erarbeitung der Spezifikation und des GUIs waren wir zuständig. Deimos erstellte die Prototypen und entwickelte basierend darauf später die Applikation.
Bei der Entwicklung der Web-App wurde von Anfang an auf eine optimale Bedienbarkeit geachtet. Dazu wurden die Anforderungen und die optimale Benutzerführung im Rahmen von vier Teilprojekten erarbeitet.
In einem ersten Workshop wurden die Personas für die Applikation erstellt. Personas werden definiert, um die unterschiedlichen Nutzer-Typen ins Zentrum zu stellen. Sie vereinfachen dem Projektteam das Hineinfühlen in den Nutzer und hilft ihm dabei, Lösungen für ihn zu gestalten. Zwei zentrale Personas wurden erarbeitet: Sachbearbeiter*in und Inspektor*in.
Abb. 1: Personas vereinfachen das Hineinfühlen in den Nutzer.
Nach der Erarbeitung der Personas erstellte Deimos erste Lo-fi (low fidelity) Wireframes, welche die wichtigsten Funktionen der Applikation abbilden. Im Context Workshop wurden diese mit dem Kunden evaluiert. Es wurden zwei Gruppen gebildet, die jeweils die wichtigsten Szenarien der Applikation anhand der Wireframes diskutierten. Im Anschluss wurden die Ergebnisse des Workshops analysiert und die Wireframes entsprechend weiter ausgebaut und verfeinert: Daraus entstanden dann Mid-fi (mid fidelity) Mockups.
Abb. 2: Mid-fi Mockups als Diskussionsbasis.
In der Expert Review evaluierten wir die entstandenen Mid-fi Mockups nach UX-Richtlinien. Basierend auf den Feedbacks wurden die Mockups angepasst und verfeinert, so dass am Ende ein Hi-fi (high fidelity) Prototyp entstand.
Abb. 3: Beispielhaftes Finding aus dem Expert Review.
In einem Usability-Test evaluierten wir den Prototyp mit sechs Testpersonen. Es wurden zwei Varianten des Prototyps dargeboten, wobei jede Testperson jeweils nur eine der beiden Varianten sah. Während des Tests lösten die Testpersonen verschiedene Aufgaben (z.B. Erfassen eines neuen Verfahrens und Depositen). Danach führten wir mit jeder Person ein kurzes Interview durch. Basierend auf den Befunden aus dem Usability-Test erarbeiteten wir Vorschläge für die weitere Optimierung des Prototyps, welche dann in den bestehenden Prototyp integriert wurden.
Abb. 4: Usability-Test mit einer Endnutzerin.
Die Applikation ist seit Mitte 2020 im Betrieb. Obwohl die Benutzer die Applikation teilweise nur sporadisch nutzen, kommen sie gut damit zurecht. Das zeigt, dass der Fokus auf eine optimale Benutzerführung sich gelohnt hat und die Applikation die Bedürfnisse der Benutzer sehr gut abdeckt. Dass der der starke Einbezug der Benutzer im ganzen Projektverlauf sehr nützlich ist, zeigt sich auch darin, dass es seit der Inbetriebnahme von Benutzerseite praktisch keine Anpassungswünsche gibt.
Die Zusammenarbeit mit Anwendern, Auftraggebern, UX-Experten der Firma Ergonomen und Entwicklern von Deimos haben wir als sehr konstruktiv empfunden und führte zu einer Lösung, die sehr gut akzeptiert ist.
